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Fazendo as coisas, dez anos depois

Você não ouve muitas pessoas falando mais sobre o sistema de produtividade. Não é tão colorido ou amigável para o Insta quanto o Bullet Journal, e embora vários aplicativos tenham alegado "trabalhar com GTD", todos ficaram um pouco aquém - porque, em sua essência, o GTD é analógico. É um sistema que funciona se você permite que o Gmail classifique automaticamente seu e-mail em categorias ou se um aplicativo digitaliza seus documentos para extrair itens de tarefas ou de calendário, já que o objetivo principal do GTD é que você esteja rastreando e coletando ativamente todas as tarefas, responsabilidades ou preocupações (aka "Open Loop") que aparece no seu caminho. Você precisa revisar todos os e-mails e anotar todos os compromissos, porque, se você gastar algum tempo se preocupando se um aplicativo esqueceu de agendar algo automaticamente, é um Open Loop que ocupa um espaço em sua mente e impede que você faça outra coisa.

Passei os últimos dez anos limpando esses loops. Processando meu próprio email. Agendando meu próprio calendário. Escrevendo minhas próprias tarefas. Uso aplicativos (calendário, fitness, banco) para me ajudar a gerenciar todas essas informações, mas não confio a parte da coleção em ninguém além de mim.

Fazer tudo isso - praticando GTD - mudou meu cérebro. Não consigo mais pensar em uma coisa sem dividi-la automaticamente em seus componentes, as ações individuais que devem ser concluídas antes da coisa em si. Não consigo imaginar uma segunda-feira sem uma Revisão Semanal ou um Ciclo Aberto que deixo repousar na minha cabeça por mais tempo do que o necessário para alcançar meu Dispositivo de Captura Onipresente.

Eu realmente não penso mais nisso como um dispositivo de captura onipresente. É apenas o meu caderno.

Muito do que David Allen escreveu em sua obra de 2001 está desatualizado. (Ele costumava aconselhar as pessoas a criar uma lista separada de Próximas ações que elas só podiam fazer quando estavam ao lado de um telefone.) Há uma edição revisada de 2015 que ainda não li e que assumo que lida com o processamento de textos e a digitalização Os feeds do Twitter e provavelmente já estão desatualizados porque não incluem conselhos sobre a captura de Open Loops do Slack.

Mas não preciso ler, porque já fui ... transformada. Religados. Otimizado para produtividade livre de estresse e pronto para fazer as coisas.

Como Fazer as Coisas Mudaram a Minha Vida

Não me lembro se li a publicação Goldavelez.com de Gina Trapani no “GTD simplificado” antes ou depois de descobrir as 43 pastas de Merlin Mann, mas muitas pessoas estavam falando sobre o GTD em 2007, e desde que eu comecei no primeiro emprego no escritório que exigia que eu assumisse responsabilidades além de "atender os telefones", eu estava pronta para isso. (Eu estava escrevendo tarefas em pedaços de papel, riscando itens e reescrevendo-os na manhã seguinte.) Eu disse ao meu chefe que queria ler este livro de produtividade e depois fui para as fronteiras do outro lado da rua, meu escritório e comprei.

A coisa toda se encaixa no meu cérebro como uma melodia; instantaneamente memorável, cada peça fluindo para a próxima. Abri uma planilha e comecei a catalogar todas as tarefas inacabadas, adicionando novas linhas sob as células para dividir os Loops abertos em próximas ações individuais. Entrei no armário de suprimentos para encontrar algo que pudesse servir como Caixa de entrada dedicada para pedaços de papel e outros itens físicos que precisavam ser processados ​​em tarefas e ações. Perguntei ao meu chefe se o escritório me deixaria comprar 43 pastas e um arquivo suspenso para armazená-las.

Tenho certeza de que me tornei o GTD Dork do escritório depois disso. Eu proselitizei. Convidei meus colegas de trabalho a ler o livro e até convenci alguns deles a participar de um webinar on-line apresentando. (Ele acidentalmente compartilhou uma tela que incluía algumas de suas próximas ações mais pessoais. Foi estranho.) Perguntei ao RH se ir a um dos grandes seminários sobre GTD, do tipo que eles realizavam nos salões de hotéis do hotel, contaria como desenvolvimento profissional.

Mas eu fiz muitas coisas. Fiquei conhecida como a pessoa que poderia equilibrar vários projetos sem perder um prazo. Anotei todas as responsabilidades, as dividi em ações individuais e revi todas as minhas ações pendentes uma vez por semana. Eu também fiz a parte do GTD que é secretamente a mais difícil; aquele que transforma o GTD de um sistema de planilha eletrônica em um sistema de produtividade:

O GTD funciona porque permite que você canalize todas as suas responsabilidades pendentes em um único local. Você não precisa desperdiçar o espaço do cérebro pensando “precisa pegar papel higiênico, não se esqueça do papel higiênico” porque está escrito, junto com o “rascunho” ou “e-mail da Melissa sobre a fatura” ou o que mais você precisar fazer. (Sim, você pode subdividir sua lista em categorias, se não quiser ver “papel higiênico” misturado com o material de trabalho.) Esse foi o grande trocador de jogos para mim; a ideia de que eu poderia escrever, dividi-lo em suas ações individuais e colocar todas essas ações no mesmo documento.

O GTD também funciona porque oferece a capacidade de verificar rapidamente sua lista de tarefas e ações - literalmente a lista de tarefas da sua vida inteira - e escolher uma ação para ser concluída. Mas você também precisa concluí-lo. Então, assim que terminar, você precisará concluir outra coisa.

Como o GTD empilha até outros aplicativos e sistemas de produtividade

Eu tentei vários aplicativos e sistemas de produtividade desde o início do GTD. Eu baixei e apaguei Remember the Milk mais de uma vez; foi bom, mas eu pude rastrear e organizar tarefas muito mais rapidamente na minha planilha.

Por um tempo, tentei descarregar projetos para um gráfico Kanban e, embora fosse divertido mudar notas, eu estava apenas recriando dados que já tinha na minha lista mestre de GTD - e não precisava de duas listas. (Ter duas listas significa que você pode atualizar uma e esquecer a atualização da outra e, se precisar gastar algum tempo se preocupando se o sistema é preciso, é hora de não gastar mais com isso).

Houve um período de tempo em que não mantive uma planilha e transferi tudo para o Basecamp, porque me deu a funcionalidade necessária. Eu queria manter uma lista única de Próximas Ações que pudesse subdividir em categorias. Não queria que o aplicativo sugerisse, avisasse ou organizasse em meu nome.

Mas essa versão antiga do Basecamp finalmente parou de sincronizar com o meu telefone, o que significava que eu não podia mais confiar nele - e a nova versão do Basecamp tem muito mais recursos do que eu preciso.

Então eu mantenho minha planilha. Parece muito diferente do que era quando comecei a usar o GTD, mas funciona. Às vezes, penso em mudar para um Bullet Journal - eu amo marcadores coloridos -, mas lembro que o papel é amassado e enfiado em caixas e meu sistema de planilhas possui esse registro preciso de tudo o que concluí, além de poder puxar para cima e referência sempre que eu precisar.

Como minha prática de GTD mudou

Eu pratico GTD há aproximadamente dez anos. Ainda escrevo tudo, mesmo que seja uma tarefa que planejo fazer assim que sair da cama e entrar no meu escritório em casa. (Todos sabemos que caminhar por uma porta nos faz esquecer as coisas, certo?)

Também mantenho uma Caixa de entrada dedicada para correspondência, documentos ocasionais em papel e coisas aleatórias que precisam ser levadas a algum lugar até que eu descubra o que fazer com ela. Parei de usar uma pasta de tickler por volta de 2012; O Google Agenda podia lidar com a maioria dos meus lembretes e não havia papel suficiente para manter um sistema de 43 pastas.

Eu costumava fazer Revisões Semanais às sextas-feiras, como uma maneira de refletir sobre a semana que acabara de terminar; agora faço-as às segundas-feiras, como forma de planejar a próxima semana.

Também classifico minhas Próximas ações por data - por exemplo, “aqui está o que quero fazer na terça-feira” - em vez de colocá-las todas na mesma lista. Tenho uma planilha que organizei como calendário e todos os dias tem uma lista de tarefas profissionais e pessoais que desmarquei ao concluí-las. Quando processo itens nesta planilha, não apenas os detalho em suas ações individuais, mas também decido em que dia eles serão concluídos.

Eu ainda mantenho uma lista separada de ações Um dia / Talvez em uma conta antiga do Basecamp que ainda não o soltei - ela contém um registro de tantas tarefas concluídas! - embora a lista Um dia / Talvez esteja quase morta. O GTD fez o meu dia; Eu consegui muito dizendo: “Ok, eu quero fazer isso. Como e quando vou fazer isso?

E então eu faço. Essa é a parte mais difícil de Fazer as coisas. O resto é apenas uma anotação muito boa.